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सूचना अधिकारी के कार्य, गुण एवं योग्यताएं (Information Officer: Functions, Qualities and Qualifications)

सूचना अधिकारी के कार्य, गुण एवं योग्यताएं (Information Officer: Functions, Qualities and Qualifications)

एक सूचना अधिकारी को पुस्तकालय के संचालन तथा संगठन में सक्रिय रूप से भाग लेना आवश्यक होता है। उसे सभी विभागों की कार्य विधि का पूर्ण ज्ञान प्राप्त कर सभी विभागों से तारतम्य बैठाना आवश्यक हैं । एक सूचना अधिकारी एक अच्छा पुस्तकालयाध्यक्ष तो हो सकता है परन्तु यह आवश्यक नहीं है कि एक अच्छा पुस्तकालयाध्यक्ष एक अच्छा सूचना अधिकारी भी हो ।
आदर्श रूप में कहा जाए तो सूचना अधिकारी में वह सभी गुण होना आवश्यक है जिन्हें साधारणतः एक ही व्यक्ति में एक साथ पाना दुर्लभ है । व्यावहारिक रूप में हम कह सकते हैं। कि एक आदर्श सूचना अधिकारी वह है जिसमें आदर्श गुण विद्यमान हो । भारतीय प्रथा के अनुसार लड़की - लड़के के विवाह के समय जन्म कुंडली से गुणों का मिलान करते हैं परन्तु सब गुण तो कभी नहीं मिलते । अधिकतर गुण मिल जाने पर लड़के - लड़की को विवाह हेतु मान्यता प्रदान कर सुखी-वैवाहिक जीवन की अपेक्षा की जाती हैं । लगभग यही स्थिति सूचना अधिकारी के गुणों की है । अतः नीचे वर्णित सूचना गुण एक आदर्श सूचना अधिकारी के गुण हैं परन्तु व्यवहार में हम अधिकांश गुणों की अपेक्षा ही कर सकते हैं।
1. आवश्यक गुण- आवश्यक गुण वे गुण है जो एक सूचना अधिकारी में होना अत्यंत आवश्यक है तथा इनके अभाव में वह सक्षम अधिकारी नहीं बन सकता ।।
2. आपेक्षित गुण- आपेक्षित गुण वे हैं जो एक सूचना अधिकारी में अपेक्षित किए जाते हैं। और यदि यह गुण हो तो वह और भी अच्छा सूचना अधिकारी हो सकता हैं । | 3. संभावित गुण- वे गुण है जो यदि सूचना अधिकारी में उपलब्ध हो सके तो वह सर्वोत्तम सूचना अधिकारी हो सकता हैं । | इन तीनों प्रकार के गुणों का हम आगे विस्तृत अध्ययन करेंगे ।
इसी प्रकार सूचना अधिकारी के गुणों को कार्य करने की दृष्टि से तीन भागों में विभाजित कर सकते है|

सूचना अधिकारी की अवधारणा 

 (i) वैयक्तिक गुण : यह वह गुण है जो किसी व्यक्ति में जन्मजात रूप से उसके व्यक्तित्व में समाहित होते है ।
(i) शैक्षणिक गुण : यह वह गुण है जो वह शिक्षा प्राप्त करे विकसित करता है ।।
(iii) प्रशासनिक गुण : यह वह गुण है जो प्रशासन करने हेतु आवश्यक होते है तथा शिक्षा तथा अनुभव से प्राप्त किये जाते हैं ।
इन तीनों का वर्णन भी आगे इस अध्याय में किया गया हैं । सुविधा की दृष्टि से इन तीनों गुणों के अंतर्गत उपरोक्त तीन अन्य विभेदों को भी सम्मिलित करते हुए सूचना अधिकारी के गुणों का विस्तृत अध्ययन किया गया है । इसे हम निम्न प्रकार से श्रेणीबद्ध कर सकते है-,
(i) आवश्यक गुण
(अ) व्यक्तिगत - मृदुभाषी, मितभाषी, कर्तव्यनिष्ठ
(ब) शैक्षणिक - उच्च शिक्षा प्राप्त, प्रशिक्षित, कम्प्यूटर का व्यावहारिक ज्ञान
(स) प्रशासकीय - शीघ्र निर्णयशील, प्रशासकीय कार्यो की समझ, विभागीय कार्यों का
संगठन व संचालन करने वाला, समय का पाबंद, कार्य निदेशक क्षमता, अधिकारियों प्रति जवाबदेह
(ii) अपेक्षित गुण
(अ) व्यक्तिगत स्वतंत्र विचार, उत्साही, आत्मविश्वासी, अनुशासनप्रिय
(ब) शैक्षणिक - पुस्तकालय एवं सूचना विभाग में शोध कार्य, इंटरनेट व डाटा बेस का अनुभव
(स) प्रशासकीय -विवेकपूर्ण राय, कार्य समन्वयक
(iii) संभावित गुण
(अ) व्यक्तिगत - स्वस्थ आकर्षक, हँसमुख व्यक्तित्व, सहनशील, बहुभाषी व्यक्तित्व,
निष्पक्ष, सांमजस्यतापूर्ण मानव संबंधों को समझने वाला, मनोवैज्ञानिक, दुराग्रहरहित उच्च आदर्श, नैतिक आदर्श साहसिक, निःसंकोची ।।
(ब) शैक्षणिक- अध्ययनशील, कम्प्यूटर, सॉफ्टवेयर आदि में निपुणता, भाषा का ज्ञान
 (स) प्रशासकीय-दूरदर्शी, तीक्ष्णबुद्धि, यथार्थवादी, विवेकी, नियमित ।
व्यक्तिगत व प्रशासनिक गुणों का अध्ययन हम संक्षेप में ही कर सकते है | शैक्षणिक योग्यताओं का वर्णन अलग से सूचना सेवाएं इस अध्याय में ही किया गया हैं ।

सूचना अधिकारी के विभिन्न कार्यों को समझाना

सूचना अधिकारी के योग्य व मधुर व्यवहार वाला होना चाहिए जिससे उसका व्यवहार पाठकों के साथ मित्रता पूर्ण व शिष्ट हो । इसे सौम्य व शिष्ट भाषा का प्रयोग करना आना चाहिए | इसके साथ ही उसे कम बोलने वाला अर्थात मृदुभाषी भी होना चाहिए जिससे वह संक्षेप में बहुत कुछ कह सके तथा कम से कम शब्दों में गंभीर समस्या का समाधान प्रस्तुत कर सके ।
| उसे अपने कर्तव्यों के प्रति निष्ठावान होना आवश्यक है जिसमें वह अन्य सहयोगियों/अधिनस्थ कर्मचारी हेतु मिसाल कायम कर सके । उसे अपने कर्तव्यों के प्रति आस्थावान होना अति आवश्यक है । उसे अपने कर्तव्यों का पूरा एहसास होना चाहिए जिससे वह अधिकारियों के प्रति जवाबदेह रह सके ।
इसके साथ यह भी अपेक्षा की जाती है कि वह स्वतंत्र विचार वाला हो जिसमें वह त्वरित स्वतंत्र निर्णय लेकर विभाग की निरंतर प्रगति कर सके । उसमें कार्य के प्रति उत्साह व लगन भी अपेक्षित है जिससे वह प्रफुल्लित मन से कार्य करता रहे तथा शरीर में स्फूर्ति कायम रहे । इसके साथ ही अपने कार्यों के प्रति विश्वास होना चाहिए | उससे यह भी अपेक्षा की जाती है कि वह अनुशासनप्रिय हो जिससे वह अन्य कर्मचारियों पर भी अनुशासन कर सके ।

सूचना अधिकारी की योग्यताओं के संबंध में बताना

इसके अतिरिक्त आकर्षक व बहुमुखी व्यक्तित्व वाला व्यक्ति जिज्ञासु को अपनी ओर आकर्षित कर सकता है । अतः वह अच्छा सूचना अधिकारी सिद्ध हो सकता है । कभी-कभी पाठक असहिष्णु हो जाते हैं अतः सूचना अधिकारी को यथासमय सहनशील भी होना चाहिए ।
सूचना अधिकारी से यह भी अपेक्षा की जाती है कि वह उच्च आदर्शों वाला व्यक्ति हो उसे प्रतिदिन अनेकों पाठकों के साथ कार्य करना होता है जो भिन्न-भिन्न प्रकार से पेश आते है । अत: यह आवश्यक है कि वह मानव संबंधों को भलीभांति समझता हो व झुझारू पाठकों को समझ सके । इसके साथ ही उसे पाठकों के साथ निःसंकोची होना भी सम्भावित गुण है। तभी वह पाठकों को अच्छी सूचना सेवाएं प्रदान कर सकता हैं ।
। लगन व कर्तव्य परायणता से उसमें सेवा भावना बनी रहती है । सहानुभूति, नम्रता, मधुर भाषण, धैर्य तथा चातुर्य से असाधारण को सहायता प्रदान की जा सकती है । सामाजिकता तथा लोक संग्रह के गुण से पाठकों से मिलकर उनकी समस्याओं को समझा जा सकता हैं । कल्पना, प्रतिभा तथा उपाय कुशलता द्वारा सीमित साधनों से ही अधिक से अधिक सूचना सेवा प्रदान की जा सकती हैं । अध्यापन कला के दारा ज्ञान का संरक्षण व संवर्धन का कार्य सरल होता है व साक्षरता का प्रसार कर सकता हैं ।
प्रशासकीय कार्य की समझ तथा कार्य निदेशक क्षमता सूचना अधिकारी में होना ही चाहिए क्योंकि उसे सूचना डेस्क पर तरह-तरह के जिज्ञासुओं से सामना करना पड़ता है। 

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